Datenschutzerklärung
1. Verantwortlichkeit
Für Website, Lena-Produktdemo, Vertragsanbahnung und eigene Verwaltungszwecke ist die Newsite GmbH, Kienberger Allee 4, 12529 Schönefeld, Geschäftsführer Alexander Klein, AG Cottbus HRB 17869 CB, E-Mail a.klein@newsite-gmbh.de, verantwortlich.
Im Bewerbungsbetrieb ist grundsätzlich das ausschreibende Unternehmen beziehungsweise die jeweilige Einrichtung Verantwortlicher. Newsite verarbeitet Bewerberdaten im Auftrag nach Art. 28 DSGVO, soweit im Kundenvertrag nicht ausdrücklich eine andere Rollenverteilung festgelegt ist.
2. Daten und Zwecke
- Stamm- und Kontaktdaten von Interessenten, Bewerbenden und Portalnutzern
- Bewerbungs- und Kommunikationsdaten einschließlich hochgeladener Unterlagen
- Stellenbezug, Unterlagenstatus, strukturierte Zusammenfassungen und fachliche Prüfhilfen
- Rollen-, Audit-, Sicherheits- und technische Nutzungsdaten
Die Verarbeitung dient der Kommunikation, Unterlagenannahme und Vollständigkeitsprüfung, der Vorbereitung menschlicher Recruiting-Entscheidungen, der Termin- und Übergabekoordination sowie dem sicheren Betrieb. Newsite Recruit trifft keine automatische Einstellungs- oder Absageentscheidung.
3. Rechtsgrundlagen
Die Rechtsgrundlagen im Bewerbungsverfahren legt der jeweilige Arbeitgeber fest; regelmäßig kommen § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht. Je nach Funktion können Einwilligung, rechtliche Pflichten oder berechtigte Interessen hinzukommen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur verarbeitet, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.
4. Hosting, Unterlagen und KI
Primäre Anwendungsdaten, Datenbanken und hochgeladene Bewerbungsunterlagen werden in Deutschland beziehungsweise der EU gespeichert. PDF-, DOCX- und OCR-Auslesung sowie die regelbasierte Vollständigkeits- und Kriterienprüfung laufen auf der Newsite-Infrastruktur. Originaldateien werden nicht allein für diese Prüfung an ein US-Sprachmodell übertragen.
Für bestimmte Chat-, Zusammenfassungs- oder Assistenzfunktionen ist der IONOS AI Model Hub als primärer KI-Unterauftragsverarbeiter vorgesehen. Die Modellinferenz erfolgt nach Anbieterangaben in deutschen Rechenzentren, zustandslos und ohne Nutzung der Eingaben oder Ausgaben zum Modelltraining. Verarbeitet werden nur die konkrete Chatfrage und der für die Antwort erforderliche, freigegebene Stellen- oder Wissenskontext. Originalunterlagen bleiben in der primären Newsite-Speicherumgebung.
Bis zur vollständigen Aktivierung und Abnahme des EU-Providers kann Anthropic, PBC, USA, als ausdrücklich konfigurierbarer Übergangs-Fallback eingesetzt werden. Die Übermittlung wird auf das Erforderliche begrenzt; es gelten die vereinbarten Auftragsverarbeitungsbedingungen und, soweit erforderlich, EU-Standardvertragsklauseln. Nach den Bedingungen der regulären kommerziellen Anthropic-API werden Ein- und Ausgaben grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht; Ausnahmen für Sicherheit oder gesetzliche Pflichten bleiben möglich. Der Übergangs-Fallback wird nach erfolgreicher EU-Provider-Abnahme deaktiviert.
5. Empfänger
| Kategorie | Zweck | Standort/Übermittlung |
|---|---|---|
| Infrastrukturprovider | Hosting, Datenbank, Sicherung | Deutschland/EU |
| Kommunikationsprovider | E-Mail, optionale Messenger- oder Terminbenachrichtigung | Je kundenspezifischer Aktivierung |
| IONOS Cloud GmbH, soweit aktiviert | Primäre generative KI-Textfunktionen | Deutschland |
| Anthropic, soweit als Übergangs-Fallback aktiviert | Begrenzte KI-Textfunktionen | Mögliche Drittlandverarbeitung mit Garantien |
Die aktuelle, vertraglich maßgebliche Liste wird im AVV geführt. ATS-, E-Mail- oder andere Zielsysteme des Kunden erhalten Daten nur aufgrund der gewählten Übergabe beziehungsweise dokumentierten Weisung.
6. Speicherdauer und Löschung
Fristen werden je Mandant und Verfahrensstatus festgelegt. Abgelehnte oder beendete Bewerbungen werden nach Ablauf der konfigurierten Frist automatisiert aus Datenbank, Nachrichten, Auswertungen und Dateispeicher entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und ausdrücklich erklärte Talentpool-Einwilligungen können zu abweichenden Fristen führen.
7. Sicherheit
Zum Schutz dienen insbesondere TLS, rollenbasierte Rechte, starke Passwort-Hashes, zeitlich begrenzte Sitzungen, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung, Protokollierung, Firewall- und Angriffsschutz, Datensicherung sowie definierte Wiederherstellungs- und Löschprozesse.
8. Rechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht. Bewerbende wenden sich vorrangig an den in der Stellenausschreibung genannten Arbeitgeber; Newsite unterstützt diesen bei der Bearbeitung.
9. Demo und Website
In der Lena-Demo sollten keine echten Bewerbungsunterlagen oder vertraulichen personenbezogenen Inhalte eingegeben werden. Technisch erforderliche Sitzungsinformationen und Sicherheitsprotokolle werden für Betrieb und Missbrauchsschutz verarbeitet; Werbetracking findet in der Anwendung nicht statt.